Pachanga Dancers – Huishoudelijk reglement en GDPR

1.    Missie

Pachanga Dancers is een onderdeel van Pachanga. Pachanga is een socio-culturele en sport vereniging opgericht ter ter bevordering van de lichamelijke en geestelijke gezondheid van ieder.

Pachanga betekend “FEEST”. Het is dan ook de bedoeling om van het leven een feest te maken door middel van het aanbieden van evenementen, reizen en allerhande activiteiten met zowel een eenmalig karakter als een wederkerend karakter. Pachanga organiseert evenementen voor alle mensen die nood hebben aan sociaal contact en fisieke activiteit.

Er zal geen onderscheid gemaakt worden tussen de leden op basis van leeftijd, origine, geloofsovertuiging, gezinssituatie.

Er kunnen echter wel activiteiten worden georganiseerd voor specifieke doelgroepen.

2.    Concept

Pachanga Dancers:

Pachanga Dancers is een onderdeel van Pachanga. Pachanga Dancers heeft als doel:

1.     Organisatie van één- of meerdaagse evenementen en activiteiten 

2.     Organisatie van dansworkshops, danslessen, dansevenementen, danswedstrijden, …

Afhankelijk van de groei, het succes, de geldende Corona maatregelen en de cashflow die ontwikkeld zal worden zullen de activiteiten worden uitgebreid.

3.    Lidmaatschap/ vrijwilligers / zelfstandigen

a.    Wie?

Iedereen kan lid worden van de vereniging. We richten ons naar mensen of koppels die nood hebben aan het leren kennen van nieuwe mensen en die hun leefwereld willen vergroten.

Bij Pachanga zijn er 3 soorten leden:

1.     Leden van het bestuursorgaan en de dagelijkse leiding van de vereniging

Dit zijn leden die de vergaderingen bijwonen van het bestuursorgaan. Iedereen kan zich kandidaat stellen om toe te treden tot het bestuursorgaan. De kandidatuur zal dan besproken worden in een bestuursvergadering en de leden van het bestuursorgaan zullen dat oordelen of er nood is aan de gestelde kandidatuur. Het bestuursorgaan kan de kandidatuur verwerpen zonder hier een reden voor te formuleren.

2.     Werkende leden

De werkende leden van Pachanga zijn mensen die toetreden tot een van de werkgroepen. Zij helpen in de organisatie van alle activiteiten op vrijwillige basis.

Werkende leden kunnen ook mensen zijn die op evenementen helpen met de praktische zaken. Bv.: achter de bar, in de keuken, in de zaal, steward, kassa, …

Werkende leden zijn niet automatisch lid van het bestuursorgaan.

Om werkend lid te worden moet het lid zijn kandidatuur stellen bij de gedelegeerd bestuurder. Hij/zij kan volledig zelfstandig het werkend lid aanvaarden indien het lid aan volgende voorwaarden voldoet:

-        De persoonsfiche van het lid is volledig

-        Het lid kan werken in het statuut van vrijwilliger. (met of zonder onkostenvergoeding)

-        Voldoet aan de meldingsplicht bij vervangingsinkomens

-        Indien de werkgever van het lid dit verwacht, moet er ook een schriftelijke toestemming van de werkgever zijn.

3.     Toegetreden leden

Toegetreden leden zijn mensen die zich lid maken van de vereniging om te kunnen deelnemen aan de activiteiten. Toegetreden leden zijn niet automatisch werkend lid of lid van het bestuursorgaan.

b.    Wat?

Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten moet men toegetreden lid worden van Pachanga. 

Om lid te kunnen worden zal men per persoon:

-        Een inschrijvingsformulier moeten invullen met alle gegevens die erop vermeld worden.

-        Een jaarlijkse bijdrage moeten betalen als lidmaatschap. Dit lidgeld bedraagt voor het werkingsjaar 2020-2021 16€ (zestien euro).

-        Voor Pachanga Dancers 9€ (negen euro) betalen voor de dansverzekering.

Aan de activiteiten, uitstappen en reizen is een kostprijs verbonden die niet inclusief is in het lidgeld en die dus afzonderlijk zal moeten betaald worden.

4.    Algemene afspraken

4.1. Pachanga Dancers

-        Probeer de danslessen zo stipt mogelijk te volgen. Zo maak je sneller vorderingen en vermijdt je frustratie bij de dansers die wel elke week komen.

-        Waardevolle spullen laat je beter thuis. Indien deze toch worden meegebracht is dit volledig op eigen risico. Ook spullen achterlaten in eventuele kleedkamers is volledig op eigen risico.

-        Dansers betreden enkel de gangen en lokalen bestemd voor de dansles.

-        Medisch interessante informatie zal steeds medegedeeld worden aan de betrokken lesgever, zodat hij hiermee rekening kan houden tijdens de lessen.

-        Afspraken die per zaal te bespreken zijn:

DEN AST:

o   Er wordt geen eigen voedsel of drank genuttigd in de zalen waarvan Pachanga gebruikt maakt.

o   Dansers en begeleiders mogen de materiaalruimtes, bar, of andere lokalen die niet afgehuurd worden door de vereniging, niet betreden zonder uitdrukkelijke toestemming van het bestuur.

o   In bepaalde zalen zal het niet toegelaten zijn om schoenen met zwarte zool, schoenen die strepen nalaten, scherpe hakken en straatschoeisel te dragen. Indien er kosten zijn verbonden in het behandelen van de (sport)vloer door het dragen van niet- aangepast schoeisel, zal dit verhaald worden op het toegetreden lid.

4.2. Algemeen 

-        “Pachanga” en alle benamingen van de verschillende takken van Pachanga is een merknaam en eigendom van de vereniging. Enkel de bestuursleden van Pachanga mogen communiceren en de naam en/of logo gebruiken op drukwerk, communicatiemiddelen, kledij en andere objecten waar dit van toepassing kan zijn.

-        Pachanga en haar medewerkers kunnen op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor 

welke schade dan ook.

5.    Privacy Policy

5.1. Algemeen

Uw privacy is erg belangrijk voor ons. We willen uw persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we van u als natuurlijke persoon verzamelen en verwerken.

We hebben het hier voortaan altijd over gegevens van u als lid, als mogelijk toekomstig lid of als andere betrokkene, zoals begunstigde, contactpersoon in een bedrijf, enz.

We raden u aan om deze informatie zorgvuldig te lezen, zodat u goed weet waarvoor wij uw gegevens gebruiken. U vindt in deze privacyverklaring ook meer informatie over uw privacy rechten en hoe u deze kunt uitoefenen.

5.2. Wie is verantwoordelijk voor dit privacy beleid?

Pachanga met zijn maatschappelijke zetel op volgend adres: Bukenstraat 129 – 1910 Kampenhout. Voor alle vragen en/of opmerkingen kan u terecht op het hierboven vermelde adres of op het emailadres: info@pachanga.be.

5.3. Wijziging en update van de privacy policy

Wij kunnen het privacy beleid steeds aanpassen, bijvoorbeeld in het kader van veranderingen aan haar diensten of de geldende wetgeving. Daarom is het van belang regelmatig deze privacy verklaring door te nemen.

Bij belangrijke wijzigingen zullen wij u zo mogelijk persoonlijk op de hoogte brengen en waar nodig uw toestemming vragen.

5.4. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

·       Bij het bezoeken van de website meten we uw klikgedrag a.d.h.v. cookies.

·       Om zich te abonneren op onze media geeft u als niet-lid uw naam en email door.

·       Bij het invullen van onze contactformulier op de website geeft u uw naam en email door + u specifieke vraag.

·       Indien u ons volgt op sociale media (Facebook, Instagram), krijgen we toegang tot uw persoonsgegevens zoals weergegeven volgens uw privacy instellingen op sociale media.

·        Er kan foto- en/of videomateriaal gemaakt worden tijdens de lessen en andere activiteiten van Pachanga en Pachanga Dancers. Dit kan gebruikt worden ter promotie van de vereniging, op sociale media, de website en voor andere publicitaire doeleinden. Bij het betalen van het lidgeld stellen leden en eventuele voogden zich akkoord dat Pachanga het beeldmateriaal mag bewaren en gebruiken voor deze doeleinden.

·       Indien je niet wenst dat wij uw foto’s of andere beeldmateriaal gebruiken, mag je ons daarvan op de hoogte stellen en nemen we dit in acht. Moest dit niet lukken of er ontgaat ons wat, kan Pachanga hiervoor niet aansprakelijk gesteld worden. Ook voor het plaatsen van foto- of beeldmateriaal door derden van beeldmateriaal dat tijdens de activiteiten van Pachanga worden genomen, kan Pachanga niet verantwoordelijk worden gesteld.

·       Nieuwe leden worden bij inschrijving gevraagd volgende gegevens door te geven:
§ Naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum, email rijksregisternummer, contactpersoon in geval van nood..

·       Bij activiteiten waarbij men andere gezinsleden betrekt zullen dezelfde gegevens van de gezinsleden worden verzameld. De gegevens van onze leden worden bewaard in onze database en op het inschrijvingsformulier (papier en digitaal) dat ingevuld wordt bij aanvang van het lidmaatschap.

·       Het kan gebeuren dat u zich voor specifieke activiteiten zal moeten registreren met uw persoonsgegevens op een document of digitaal platform van een van de partners, of dat Pachanga hiervoor uw gegevens moet doorgeven aan deze partners.

5.5. Waarvoor gebruiken we de verzamelde persoonsgegevens?

·       Om u te contacteren;

·       Om onze diensten te kunnen verlenen;

·       Om onze diensten te kunnen analyseren en verbeteren;

·       Om u op de hoogte te houden van ons productenaanbod (Direct Marketing);

·       Om u te identificeren;

5.6. Cookies

Wij verzamelen gegevens voor onderzoek om zo een beter inzicht te krijgen in onze klanten, zodat wij onze diensten hierop kunnen afstemmen.

Deze website maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandtjes die op uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. Wij gebruiken deze informatie om bij te houden hoe je de website gebruikt, om rapporten over de website-activiteit op te stellen en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik.

Doeleinden :

-      Om je te kunnen identificeren.

-      Om met jou contact op te nemen. 

-      Om onze diensten te kunnen verlenen.

-      Om jou op de hoogte te houden van ons dienstenaanbod.

​

We verzamelen of gebruiken geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in dit privacy beleid tenzij we van tevoren jouwtoestemming hiervoor hebben verkregen.

​

5.7. Uw privacy

5.7.1 U kan uw gegevens inkijken

Wilt u inzage in de gegevens die wij over u verwerken, laat het dan weten.
Als u uw recht van inzage uitoefent zullen wij u een zo volledig mogelijk overzicht geven van uw gegevens. Het is mogelijk dat sommige persoonsgegevens uit klassieke back-upbestanden, log-, historiek- of archiefbestanden niet opgenomen zijn in dit overzicht. Deze gegevens maken geen deel uit van de courant verwerkte persoonsgegevens en zijn daarom niet onmiddellijk beschikbaar. Ze kunnen daarom ook niet worden meegegeven. Ze worden wel verwijderd uit deze bestanden volgens standaard opkuisprocessen.

5.7.2 U kan uw gegevens laten verbeteren

Het kan gebeuren dat bepaalde gegevens die wij over u hebben opgeslagen niet (meer) correct zijn. U kan altijd vragen om die gegevens te laten verbeteren of vervolledigen.

5.7.3 U kan uw gegevens laten verwijderen

Als u vermoedt dat wij bepaalde gegevens onrechtmatig verwerken, dan kan u vragen om ze te verwijderen.

5.7.4 U kan zich verzetten tegen bepaald gebruik van gegevens

Bent u het niet eens met de manier waarop wij bepaalde gegevens verwerken, dan kan u zich daartegen verzetten. Verzet dat wij zullen inwilligen tenzij er dwingende gronden zijn om dat niet te doen, wat bijvoorbeeld het geval is als wij gegevens verwerken om fraude te bestrijden.

5.7.5 U kan soms weigeren dat je gegevens volledig automatisch worden verwerkt

Sommige gegevensverwerkingen en processen verlopen volledig geautomatiseerd zonder menselijke tussenkomst. De logica van dit automatisch proces proberen wij op het moment zelf mee te geven.

Als u het niet eens bent met het resultaat van zo’n volledig geautomatiseerd proces, kan u ons contacteren.

5.7.6 U kan vragen om uw gegevens over te dragen aan een derde partij

U hebt het recht om te vragen om persoonsgegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt, aan u of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen.
De privacywetgeving voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, waardoor het niet van toepassing is op alle gegevens.

5.7.7 U kan uw rechten uitoefenen

Wees altijd zo specifiek mogelijk als u uw rechten wilt uitoefenen. Dan kunnen wij uw vraag concreet en correct behandelen. Wij moeten wel uw identiteit zo goed mogelijk verifiëren, om te vermijden dat iemand anders uw rechten uitoefent. Vandaar dat het een kopie van uw identiteitskaart kan vragen bij een dergelijke aanvraag.

Heeft u een vraag of een opmerking? Dan kan u terecht op ons emailadres info@pachanga.be. Dit is uw eerste aanspreekpunt i.v.m. Privacy.

5.8. Bewaren van uw persoonsgegevens

Wij gebruiken uw persoonsgegevens als we daarvoor een duidelijk doel hebben. Als wij geen doel meer hebben, verwijderen we de gegevens.

Uitgangspunt voor het bijhouden van uw persoonsgegevens is de wettelijke bewaartermijn (vaak is dat tot 10 jaar na het einde van een contract of de verrichting van een transactie).

Voor de uitoefening van onze rechten kan dat langer zijn. Schrijft de wet geen bewaartermijn voor dan kan de bewaring korter te zijn.

Voor sommige toepassingen kan een ruimere tijdshorizon nodig zijn, bijvoorbeeld voor het maken van studies, risico- en marketingmodellen. Sommige inzichten worden maar helder als je ze in een ruimer tijdskader bekijkt. De bewaartermijn kan daarvoor met 10 jaar worden verlengd t.o.v. de standaard bewaartermijnen. Wij zullen wel steeds zo snel mogelijk de link met individuele personen doorbreken en alleen werken met geaggregeerde of gepseudonimiseerde gegevens.

Belangrijk: Indien u intekent voor een lidmaatschap bij Pachanga, is de bewaartermijn levenslang, mits het betalen van het jaarlijks lidgeld. Indien u geen lid meer wenst te zijn en uw levenslang lidmaatschap wenst op te schorten, kan dit door contact op te nemen via info@pachanga.be. Uw gegevens worden dan verwijderd uit onze database waarbij u afstand doet van uw levenslang lidmaatschap.

Aanpassen/uitschrijven dienst nieuwsbrief

Onderaan iedere mailing vind u de mogelijkheid om uwgegevens aan te passen of om uw af te melden.

5.9. Uw gegevens worden verwerkt

Voor de verwerking van persoonsgegevens doen wij een beroep op verschillende verwerkers. Dat zijn ondernemingen die in opdracht van ons bepaalde persoonsgegevens verwerken, zoals daar zijn:

·       Consultants,

·       Bedrijven die het ledenbeheersysteem aanleveren

·       Boekhouding

·       Marktonderzoeksbureaus

·       ICT(-beveiliging-) dienstverleners, zoals Microsoft, …

·       Marketing- en communicatiebureaus

·       Sociale media

·       Bedrijven die ons ondersteunen om uw gebruikersgedrag op onze applicaties en onze internetsites te bepalen en analyseren

·       Verzekeraars

·       Instanties die subsidies uitkeren voor Socio-Culturele verenigingen

De informatie wordt niet met derden gedeeld die niet noodzakelijk zijn voor de werking van Pachanga. De persoonlijke informatie zal intern gedeeld worden. Onze bestuursleden en werkende leden zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.

5.10. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij vinden het belangrijk dat uw gegevens op een veilige manier worden behandeld. Daarom wordt gebruik gemaakt van diverse beveiligingstechnologieën en –maatregelen om uw gegevens op gepaste wijze te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. Helaas is het uitwisselen van informatie via het internet nooit 100% veilig. Hoewel we er alles aan doen op de veiligheid van uw gegevens te vrijwaren, kunnen we dit zelf niet op absolute wijze garanderen..

Pachanga zal ook nooit verantwoordelijk kunnen gesteld worden voor eventuele datalekken.

6.    Overmacht

Wanneer door een geval van overmacht (epidemie, pandemie, problemen met de zaal, ziekte van leraren,…) de activiteiten niet kunnen doorgaan OF omdat een van de verschillende overheden het verbied om de activiteiten te laten doorgaan of voor welke andere regen dan ook, kan Pachanga niet verantwoordelijke gesteld worden om betaalde lidgelden of inschrijvingsgelden te compenseren. De geldigheidsdatum van beurtenkaarten zal kunnen verlengd worden in geval van stopzetting van de lessen door COVID – 19 met een maximum 3 maanden.